Bestuurssecretaresse / kabinetsmedewerker

Team BDS zoekt een bestuurssecretaresse / kabinetsmedewerker.

36 uur | tot € 4.052 | mbo+

5 redenen waarom jij als bestuurssecretaresse wilt werken bij de gemeente Woerden en Oudewater:

1. In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust.  
2. Jij bent een belangrijke schakel tussen directie, bestuur, de organisatie én inwoners. 
3. Werken voor 2 gemeenten waarbij je daadwerkelijke standplaats en werk in Oudewater is en je achtervang bent voor Woerden.
4. Met jouw frisse blik en expertise meewerken aan de ontwikkelingsslag van het team.
5. Onbeperkt volgen van opleidingen en trainingen bij de Groene Hart Academie.

Functie

Jij bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de burgemeester en wethouders van Oudewater. Dankzij jou verloopt de dag van de burgemeester en wethouders gestructureerd, vlot en vlekkeloos. Jij krijgt een grote mate van eigen verantwoordelijkheid maar werkt coöperatief samen met jouw collega’s van het Bestuurs- en Directiesecretariaat (BDS) in Woerden. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor alle werkzaamheden van BDS in beide gemeenten.

Je dag is gevuld met acties die voortkomen uit de mail en agenda van de burgemeester en de wethouders, waaronder:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van het collegelid klopt van A tot Z; 
• Zelfstandige behandeling e-mail van het college;
• Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en daar naar handelen; 
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Communicatietaken (persberichten en speeches schrijven);
• Vervanging van collega’s van team BDS bij afwezigheid;
• Jij helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige representatieve taken.

Deze functie kent een bijzondere neventaak, jij bent tevens medewerker kabinetszaken, dit houdt in: 

• Je schrijft toespraken en voorwoorden of levert daaraan een bijdrage;
• Je ondersteunt het college van B&W en in het bijzonder de burgemeester bij het voorbereiden van officiële ontvangsten en zaken van representatieve aard en adviseert daarover;
• Je behandelt vertrouwelijke zaken, zoals aanvragen voor koninklijke of gemeentelijke onderscheidingen;
• Je organiseert jaarlijks terugkerende evenementen, zoals de Lintjesregen, de nieuwjaarsreceptie voor de inwoners, activiteiten in het kader van de herdenking en viering van 4 en 5 mei, etc.
• Natuurlijk doe je dit niet alleen, maar samen met je collega’s in team BDS.

Team en organisatie 

Gemeente Oudewater

Als oase midden in het groen is Oudewater de oudste stad van het Groene Hart. Rust, ruimte en vergezichten. Het buitengebied is schitterend. De historisch bruisende en compacte stad met de monumentale binnenstad is prachtig gelegen in de groen landschappelijke omgeving Lopikerwaard, in de luwte van verstedelijking van de Randstad. Vanuit de grote steden Utrecht, Den Haag en Rotterdam ben je binnen een half uur in Oudewater. Natuurlijk, Historisch & Kleurrijk. Dat is de Magie van Oudewater!

De gemeente Oudewater is een zelfstandige gemeente. De gemeente Woerden levert op basis van een dienstverleningsovereenkomst ambtelijke ondersteuning aan de gemeente Oudewater. Het bestuurs- en directiesecretariaat (BDS) valt daarom onder Woerden en is onderdeel van het domein Bedrijfsvoering, je komt dus ook bij de gemeente Woerden in dienst. BDS is de ondersteunende kracht achter de colleges van B&W en de directieleden van Woerden en Oudewater. 

Team

Het team bestaat uit 6 enthousiaste medewerkers (4 in Woerden, 2 in Oudewater) en er heerst een collegiale, energieke dynamiek. Bij BDS is iedereen verantwoordelijk voor alle processen. De mindset is: we doen het samen. Samen zijn we verantwoordelijk voor het eindresultaat; een goed lopend secretariaat met tevreden klanten en gebruikers! 
We verwachten van jou dat je altijd kijkt waar het beter kan en dat oppakt of bij de juiste mensen neerlegt. 

Organisatie

Wij werken met het principe ‘kies je werkplek bewust’. Als secretaresse ben je een bekend gezicht en benaderbaar. Daarom werk je een deel van je tijd letterlijk rondom het bestuur van de gemeente Oudewater, op het stadkantoor Oudewater, en een deel van je tijd thuis. We houden hierbij graag rekening met jouw wensen. De gemeenten zijn inclusieve organisaties. Wij hechten er veel waarde aan de diversiteit van onze samenleving weerspiegeld te zien in onze organisaties. Dit betekent dat wij niet alleen de ruimte bieden aan iedereen maar diversiteit ook als kracht zien. Wij werken voor twee gemeentebesturen, Oudewater en Woerden.

Wat neem je mee?

Competenties 

Om je als een vis in het water te voelen in de dynamische en uitdagende werksfeer in Oudewater, heb je een positieve en enthousiaste persoonlijkheid. Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Jij ziet de verbinding tussen email en agenda, tussen gemaakte afspraken en ad-hoc zaken, hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving. 

Je communiceert open, duidelijk en direct. Je bent leergiering en een echte aanpakker; Kom maar op! Je steekt je handen uit de mouwen en draait ze niet om voor praktisch zaken in en rond het stadskantoor. Je bent loyaal, een verbinder en werkt graag samen, waarbij vertrouwen altijd het uitgangspunt is. Kortom, een rots in de branding! 

Kennis en ervaring

• Een afgeronde relevante opleiding op minimaal MBO+-niveau.
• Meerdere jaren ervaring op secretarieel gebied.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.  
• Goede kennis van en zeer vaardig met Outlook, Word en Excel.
• Ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een sterke pré.
• Ervaring met kabinetszaken is een pré. Mocht je nog geen ervaring hebben, dan ben je bereid de 6-daagse cursus ‘medewerker kabinetszaken’ te volgen. 

Arbeidsvoorwaarden

Bij de gemeente Woerden hebben wij oog voor jou. Als professional maar ook als individu. De sfeer is innovatief, dynamisch en persoonlijk. In onze gemeente krijg je vrijheid om hier de invulling aan te geven die bij jou het beste past. Bijvoorbeeld door het nieuwe werken, wat plaats en tijd onafhankelijk is.   

Concreet bieden we het volgende: 

• Een salaris van maximaal € 4.052 (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. 
• Een Individueel Keuze Budget van 17,05%. 
• Bij goed functioneren, krijg je na een jaar een vast contract.
• Een iPhone, laptop, een thuiswerkvergoeding en een vergoeding voor de inrichting van je thuiswerkplek.
• De keuzemogelijkheid om te werken zonder verlofregistratie en te werken op de locatie die het beste bij jou en de situatie past. Kortom, alle ruimte voor een goede balans tussen werk en privé.
• De mogelijkheid om gebruik te maken van onze Groene Hart Academie, interne opleidingen en trainingen te volgen, deel te nemen aan projectgroepen of gebruik te maken van onze interne coachpool. Ook hebben wij een erg leuke personeelsvereniging!

Solliciteren

• Met vragen kun je contact opnemen met onze recruiter, Melissa Baas, via sollicitaties@woerden.nl.
• Reageren kan tot en met 30 augustus 2023 door jouw cv mét motivatie te sturen naar sollicitaties@woerden.nl. 
• Binnen 2 weken na sluiting van de vacature laten wij jou weten of we met je verder gaan in deze procedure.
• Als we met jou in gesprek gaan vinden de eerste gesprekken plaats op 8 september in de ochtend en de tweede gesprekken op 14 september in de ochtend in het stadskantoor in Oudewater.
• Het overleggen van een geldige VOG (verklaring omtrent gedrag) is onderdeel van de procedure. 
• Als jij de kandidaat bent die bij ons in dienst gaat treden bespreken we digitaal het arbeidsvoorwaardelijke aanbod.
• Wanneer je bij ons start volg je een introductiedag en een bustour om je wegwijs te maken binnen onze organisatie en gemeenten.