Contractbeheerder (hybride)

Wil jij bijdragen aan goede zorg voor de inwoners van 5 samenwerkende gemeenten?

32-36 uur | € 4.537 | hbo

Vind jij het leuk de contractmanagers te ondersteunen, hou je van uitzoekwerk en de contractenadministratie nauwkeurig bijhouden? Kom dan werken bij ons!

Wat ga je doen?

Het team Inkoop en Monitoring Utrecht West (I&M UW) is in ontwikkeling en groeit mee met de veranderingen binnen het sociaal domein van de gemeenten. Wij werken voor vijf gemeentes in het Groene Hart; Woerden, Oudewater, Montfoort, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. 

In 2022 vond de implementatie van onze inkoop Jeugdhulp en Wmo plaats. Begin 2023 kwam daar de Huishoudelijke hulp bij. Momenteel is het team bezig deze nieuwe regionale inkoop zo resultaatgericht mogelijk te uit te voeren en door te ontwikkelen. Jij levert hierin een belangrijke bijdrage door ondersteuning te bieden aan de contractmanager(s) in het onderhouden van de inhoudelijke en contractuele relatie tussen I&M UW, de gemeenten en de zorgaanbieders. 

Functie

Je hebt een ontzettend divers takenpakket en bent van onschatbare waarde voor de contractmanagers. Naast het mailboxbeheer en brede ondersteunende taken, zoals notuleren, bestaan jouw taken uit:

• Jij bent hét aanspreekpunt voor vragen van gemeenten en zorgaanbieders over zowel inhoudelijke als administratieve aangelegenheden.
• Jij beoordeelt zelfstandig en met behulp van het team nieuwe inschrijving van zorgaanbieders op juistheid.
• Je bereidt samen met de contractmanager voortgangsgesprekken met onze strategische zorgaanbieders voor en voert samen met de contractmanager de gesprekken over de uitnutting en realisatie van contracten.
• Je onderhoudt contacten rondom de bestedingsruimte die zorgaanbieders jaarlijks krijgen.

Vanzelfsprekend zorg jij voor accurate en duidelijke vastlegging van afspraken en documenten in de systemen.

Werkdag

Het is woensdag, de kantoordag van team I&M UW. Er is altijd wel iemand die iets lekkers meeneemt dus dat is een goed begin! Eerst is het tijd voor een kop koffie en een praatje. Vervolgens start je de computer op en bekijk je de agenda en e-mailbox. Als eerste staat het teamoverleg op de planning, waarbij vragen die je hebt, met het gehele team worden besproken. Door naar het wekelijkse mailboxoverleg. Samen met je collega-contractbeheerder en de contractmanagers bespreken jullie welke vragen van zorgaanbieders of collega’s van de gemeenten er nog open staan in de monitoringmailbox en hoe deze afgehandeld dienen te worden. Dan ga je aan de slag met de mails in je eigen mailbox en de mails in de monitoringmailbox. Inmiddels heeft je collega de beslissing op de verhoging van de bestedingsruimte ook al doorgestuurd, dit kun je mooi afhandelen. De tijd vliegt, tijd voor de lunch met je collega's in het bedrijfsrestaurant. Na de lunch heb je samen met de contractmanager een gesprek met een zorgaanbieder waarbij je de agenda doorspreekt, notuleert en ondersteunt. Jullie spreken kort voor en bekijken de door jou gemaakte data-analyse en gevonden aandachtspunten in de jaarrekening. Na het gesprek werk je de notulen uit en check je de mailbox opnieuw en ga je verder met bestaande acties. Je belt met onze data-analist om te vragen of een aanpassing in ons contractmanagement systeem zou kunnen plaatsvinden. Je zoekt even een stilte-werkplek op om geconcentreerd een bericht voor onze website te schrijven, waarin een contractwijziging aangekondigd wordt. Aan het eind van de middag krijg je nog een belletje van een collega met de vraag of een bepaald product nog geleverd kan worden door deze zorgaanbieder. Je checkt meteen de mogelijkheden en koppelt terug aan je collega. Zo, dat was een drukke maar leuke dag. Je sluit tevreden de computer af en zegt je collega's gedag. Tot morgen, vanuit huis! 

Wat heb jij in huis?

Competenties

Door actief mee te denken en ideeën aan te dragen werk je mee aan de verbetering van de dienstverlening van I&M UW en specifiek in de inrichting van contractbeheer. Jij krijgt energie van een dynamische werkomgeving en je ziet het als een uitdaging om die waar mogelijk te structureren. Jij bent scherp met een kritische blik en durft vragen te stellen. Nieuwe vraagstukken pak je op als een uitdaging en je weet zelfstandig de weg naar oplossingen te vinden. Het belang van goede vastlegging van afspraken is je helder, je werkt procesmatig en georganiseerd. Het helpen van collega’s en zorgaanbieders vind je leuk en gaat je goed af.

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe contractbeheerder maakt?

• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• Je bent bij voorkeur beschikbaar voor 36 uur per week en minimaal voor 32 uur per week. 
• Je hebt ervaring op het gebied van contractbeheer.
• Je kunt snel inwerken in diverse softwareprogramma's.
• Als je affiniteit hebt met jeugdhulp en/of Wmo en/of huishoudelijke hulp is dat een pré.

Team en organisatie

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van het team Inkoop & Monitoring Utrecht West. Samen met 10 collega’s werk je aan goede zorg. Ons team is een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard, zijn een hecht team en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht.
Je werkt vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis in Woerden, de plek waar jij je collega’s ontmoet. Maar ook werken op het stadskantoor in Oudewater, het stadserf, projectlocatie of vanuit huis behoort tot de mogelijkheden. 

Woerden en Oudewater liggen allebei in het prachtige Groene Hart. Je hebt te maken met twee besturen: het gemeentebestuur van Woerden en het gemeentebestuur van Oudewater. We werken samen voor ruim 60.000 inwoners. Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving centraal in het Groene Hart.

Salaris en contract

• Een (maximaal) salaris van € 4.537 (schaal 9) en ruim 25 vakantiedagen op basis van 36 uur per week, daarnaast bouw je uitstekend pensioen op bij het ABP. 
• Bovenop je salaris ontvang je een persoonlijk Individueel Keuze Budget van 17.05% (inclusief 8% vakantiegeld). Dit kun jij inzetten waar jij het voor wilt. Elke maand extra salaris verdienen (€ 773)? Of misschien liever extra verlofdagen bijkopen? 
• Dat je van ons je eigen iPhone en laptop krijgt, vinden we nogal vanzelfsprekend. 
• Werk dat in jouw agenda past: we werken naar keuze flexibel, tussen 07:00 uur in de ochtend en 22:00 uur in de avond.
• Je thuiskantoor wordt gefaciliteerd.

Op de mooie arbeidsvoorwaarden komt nog als extra: 

• Jouw ontwikkeling staat centraal: bij onze Groene Hart Academie, waar je interne opleidingen en trainingen kunt volgen en deel kunt nemen aan projectgroepen of gebruik kunt maken van onze interne coachpool. Zo geven we jouw talent écht alle kans en haal jij het beste uit jezelf. 
• Lunchen doen we in ons gezellige bedrijfsrestaurant, waar Ferm Werk een heerlijke lunch serveert. 
• Sluit je aan bij onze actieve personeelsvereniging, EDOS, die allerlei leuke activiteiten organiseert?

Solliciteren

• Zin in deze baan bij de gemeente Woerden en Oudewater? Met vragen kun je contact opnemen met onze recruiter Melissa Baas. Bel naar 06 5008 1816.
• Stuur je CV en motivatiebrief naar sollicitaties@woerden.nl. We kijken ernaar uit je te ontmoeten!
• Binnen 10 werkdagen ontvang je een inhoudelijke reactie op jouw sollicitatie. 
• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding.