Domeinsecretaris

Domein Ruimte zoekt een Domeinsecretaris.

32/36 uur | € 4.537 | mbo+

5 redenen waarom jij als domeinsecretaris wilt werken bij de gemeente Woerden:

1. In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust.  
2. Jij bent een belangrijke schakel tussen het MT Ruimte en de drie Teams binnen dit Domein.
3. Veel ruimte voor jouw frisse blik en expertise. 
4. De ruimte om te werken waar, wanneer en hoe jij wilt. Een goede werk-privé-balans. 
5. Onbeperkt volgen van opleidingen en trainingen bij de Groene Hart Academie.

Functie

In een dynamisch speelveld breng je als domeinsecretaris rust, overzicht en structuur. Jouw collega’s weten dat ze op jou kunnen vertrouwen wanneer iets georganiseerd moet worden. Dat dankzij jou de planning altijd klopt,  de administratie op orde is en de coördinatoren /medewerkers binnen het Domein Ruimte blijven aangehaakt. Je hebt aan een half woord genoeg om de juiste informatie aan te leveren. Flexibel en stressbestendig reageer je ad-hoc op dat wat nú nodig is.

Als oren en ogen van de teams ben jij betrokken bij zaken die (teamoverstijgend) spelen binnen het Domein en zie jij de verbinding in wat er speelt. Jij zet jouw organisatietalent in ter ondersteuning van het MT Ruimte. Je ondersteunt en adviseert de directeur Ruimte en de drie teammanagers binnen het domein Ruimte bij de wekelijkse bijeenkomst van het MT. Gezamenlijk werken de teams binnen Domein Ruimte aan grote, uitdagende projecten en opgaves. Bijvoorbeeld een gebiedsontwikkeling, woningbouwplannen of realisatie van maatschappelijke voorzieningen. Vanuit jouw signalerende rol heb jij oog voor de teamoverstijgende zaken.

Met nuchtere en frisse blik kijk jij naar wat er speelt en haalt zo nodig proactief aanvullende informatie op bij de coördinatoren. Proactief kijk jij vooruit en signaleert nu al zaken waardoor processen straks (nog) beter lopen. Jij komt met praktische oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Jij bent de daadkrachtige, positieve en ontzorgende spil van het MT Ruimte. 

Dit doe jij door:

• Je helpt als “spin in het web” de samenhang van de opgaves binnen de teams in de gaten te houden, en verbindt e.e.a. met andere werkzaamheden binnen de organisatie; 
• Je weet wat er speelt in de verschillende teams en neemt de nodige informatie mee naar het MT Ruimte door in contact te zijn met de collega’s binnen de verschillende teams;
• Je verdiept je in de vraagstukken die spelen binnen het Domein;
• Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, verslaglegging en documentmanagement;
• Je bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken, bereidt overleggen voor en deelt namens het MT Ruimte relevante informatie met de medewerkers binnen het Domein;
• Je handelt administratieve zaken, zo nodig in overleg met de management-ondersteuners, af. 
• Je zet jouw vaardigheden in om processen binnen het Domein in te richten, vast te leggen of te verbeteren. 
• Je monitort de lange termijnagenda en andere bestuurlijke processen.
• Je monitort tijdig uitvragen van benodigde informatie voor de teamplannen/urenmatrix en hebt oog voor de dwarsverbanden tussen de teams binnen het Domein.
• Jij zorgt dat het organigram van het Domein up-to-date is en hebt samen met de management-ondersteuner een rol bij de onboarding van nieuwe medewerkers in het Domein.
• Je werkt nauw samen met het Team Financiën voor de planning en coördinatie van de P&C- cyclus van het domein Ruimte. Je beheert de goedkeuringsprocessen voor de applicatie Pepperflow.

Team en organisatie

Je gaat aan de slag binnen het domein Ruimte. Het domein Ruimte bestaat uit drie teams: Vastgoed, Ruimtelijke Plannen en Ruimtelijk Beleid en Projecten. Het team Vastgoed houdt zich bezig met het beheer en gebruik van het gemeentelijk vastgoed en is betrokken bij de uitgifte van gronden in kader van projectontwikkeling. Het team Ruimtelijke Plannen stelt het leefgebied van de gemeenten Woerden en Oudewater centraal en voorzien zo in de behoeften van wonen, werken, recreatie, natuur en vervoer. Terwijl het team Ruimtelijke Beleid en Projecten zich bezig houdt met energie, milieu, volkshuisvesting en ruimtelijke projecten. 

Domein ruimte is in beweging en op verschillende onderdelen is samenwerking en integraal werken nog voor verbetering vatbaar. Wij zijn in de afgelopen jaren al anders gaan werken en willen dit versterken: meer in samenhang en in een nauwere samenwerking met onze inwoners en marktpartijen, maar ook met andere domeinen binnen de organisatie. Daarom zoeken wij een stevige domeinsecretaris die helpt de nodige structuur aan te brengen en verder uit te bouwen.
De gemeente Woerden is een inclusieve organisatie. Wij hechten er veel waarde aan de diversiteit van onze samenleving weerspiegeld te zien in onze organisatie. Dit betekent dat wij niet alleen de ruimte bieden aan iedereen maar diversiteit ook als kracht zien. Wij werken voor twee gemeentebesturen, Oudewater en Woerden.

Wat neem je mee?

Competenties 

• Je neemt sterke organisatorische vaardigheden mee;
• Je bent goed in samenwerken, proactief, en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken: “Kom maar op!”;
• Jij helpt om vraagstukken te vertalen naar scherpe taken en acties. 

Kortom, als domeinsecretaris ben je voor het MT Ruimte de rots in de branding! 

Kennis en ervaring

• Een afgeronde MBO+-opleiding;
• 1-3 jaar werkervaring als projectondersteuner, afdelingsondersteuner of een vergelijkbare functie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Ervaring met Microsoft Office.

Extra enthousiast worden wij als je:

• Ervaring hebt met SharePoint en/of Decos Join;
• Gemeentelijke werkervaring; 
• Ervaring hebt in het ruimtelijk domein.

Arbeidsvoorwaarden

Bij de gemeente Woerden hebben wij oog voor jou. Als professional maar ook als individu. De sfeer is innovatief, dynamisch en persoonlijk. In onze gemeente krijg je vrijheid om hier de invulling aan te geven die bij jou het beste past. Bijvoorbeeld door het nieuwe werken, wat plaats en tijd onafhankelijk is.   

Concreet bieden we het volgende: 

• Een salaris van maximaal € 4.537 (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. 
• Een Individueel Keuze Budget van 17,05%. 
• Bij goed functioneren, krijg je na een jaar een vast contract.
• Een iPhone, laptop, een thuiswerkvergoeding en een vergoeding voor de inrichting van je thuiswerkplek.
• De keuzemogelijkheid om te werken zonder verlofregistratie en te werken op de locatie die het beste bij jou en de situatie past. Kortom, alle ruimte voor een goede balans tussen werk en privé.
• De mogelijkheid om gebruik te maken van onze Groene Hart Academie, interne opleidingen en trainingen te volgen, deel te nemen aan projectgroepen of gebruik te maken van onze interne coachpool. Ook hebben wij een erg leuke personeelsvereniging!

Sollicitatieprocedure

•    Met vragen kun je contact opnemen met onze recruiter, Melissa Baas (06 5008 1816).
•    Reageren kan tot en met 6 augustus 2023 door jouw cv mét motivatie te sturen naar sollicitaties@woerden.nl. 
•    Binnen een week na sluitingsdatum, informeren wij jou over het eventuele vervolg van jouw sollicitatie. Als jij de kandidaat bent die bij ons in dienst gaat treden bespreken we digitaal het arbeidsvoorwaardelijke aanbod.
•    Wanneer je bij ons start volg je een introductiedag en bustour om je wegwijs te maken binnen onze organisatie en gemeenten.