Projectsecretaris

32 - 36 uur | € 2.255 tot € 3.732 | mbo+

Team Ruimtelijk Beleid en Projecten zoekt een projectsecretaris.

5 redenen waarom jij als projectsecretaris wilt werken bij de gemeente Woerden:

  1. In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust.
  2. Jij bent een belangrijke schakel tussen projectmanager en projectteam.
  3. Veel ruimte voor jouw frisse blik en expertise.
  4. De ruimte om te werken waar, wanneer en hoe jij wilt. Een goede werk-privé-balans.
  5. Onbeperkt volgen van opleidingen en trainingen bij de Groene Hart Academie.

Functie

Jij zet jouw organisatietalent in ter ondersteuning van de projecten en activiteiten die spelen binnen multidisciplinaire ruimtelijke projecten. Vanuit je rol ondersteun en adviseer je de projectmanager of opgavemanager bij het aansturen en beheersen van de benodigde activiteiten. Gezamenlijk werken we aan grote, uitdagende projecten en opgaves. Bijvoorbeeld een gebiedsontwikkeling, woningbouwplannen of realisatie van maatschappelijke voorzieningen.

In een dynamisch speelveld breng je als projectsecretaris rust, overzicht en structuur. Jouw collega’s weten dat ze op jou kunnen vertrouwen wanneer iets georganiseerd moet worden. Dat dankzij jou de planning altijd klopt en de administratie op orde is. En dat je aan een half woord genoeg hebt om de juiste informatie aan te leveren. Flexibel en stressbestendig reageer je ad-hoc op dat wat nú nodig is.

Als oren en ogen van het team ben jij overal bij betrokken en zie jij de verbinding in wat er speelt. Met nuchtere en frisse blik kijk jij naar wat er speelt. Proactief kijk jij vooruit en signaleert nu al zaken waardoor projecten straks beter lopen. Jij komt met praktische oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan.

Jij bent de daadkrachtige, positieve en ontzorgende spil van het team.

Dit doe jij door:

  • Je levert bij projecten en opgaves hulp en ondersteuning. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, verslaglegging en documentmanagement van een aantal projecten of opgaves. Je bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Je bereidt overleggen met de bestuurders voor;
  • Je bent sparringpartner van de projectmanager of opgavemanager als het over de organisatie en structuur van het project of de opgave gaat;
  • Je helpt om de samenhang van deze projecten en opgaves in de gaten te houden, en verbindt projecten en opgaves met andere werkzaamheden binnen de organisatie;
  • Je handelt administratieve zaken voor de projecten en opgaves zelfstandig af.

Team en organisatie

Je gaat aan de slag binnen het domein Ruimte. Het domein Ruimte bestaat uit drie teams: Vastgoed, Ruimtelijke Plannen en Ruimtelijk Beleid en Projecten. Het team Ruimtelijke Beleid en Projecten houdt zich bezig met energie, milieu, volkshuisvesting en ruimtelijke projecten.

Domein ruimte is in beweging. Wij zijn in de afgelopen jaren al anders gaan werken en willen dit versterken: meer in samenhang en in een nauwere samenwerking met onze inwoners en marktpartijen, maar ook met andere domeinen binnen de organisatie. Daarom zoeken wij een stevige projectsecretaris.

De gemeente Woerden is een inclusieve organisatie. Wij hechten er veel waarde aan de diversiteit van onze samenleving weerspiegeld te zien in onze organisatie. Dit betekent dat wij niet alleen de ruimte bieden aan iedereen maar diversiteit ook als kracht zien. Wij werken voor twee gemeentebesturen, Oudewater en Woerden: WOW!

Wat neem je mee?

Competenties

  • Met jouw organisatietalent ben je een onmisbare schakel in onze projecten en opgaves. Hiervoor neem mje sterke organisatorische vaardigheden mee.
  • Maar je bent ook goed in samenwerken, proactief, en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken: “Kom maar op!”.
  • Jij bent iemand die in concrete oplossingen denkt en de projectteams en opgaveteams helpt om mvraagstukken te vertalen naar scherpe taken en acties.

Kortom, als projectsecretaris ben je onze rots in de branding!

Kennis en ervaring

  • Een afgeronde MBO+-opleiding;
  • 1-3 jaar werkervaring als projectondersteuner, of een vergelijkbare functie;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Ervaring met Microsoft Office.

Extra enthousiast worden wij als je:

  • Ervaring hebt met SharePoint en/of Decos Join;
  • Ervaring hebt in het ruimtelijk domein.

Arbeidsvoorwaardelijk

Bij de gemeente Woerden hebben wij oog voor jou. Als professional maar ook als individu. De sfeer is innovatief, dynamisch en persoonlijk. In onze gemeente krijg je vrijheid om hier de invulling aan te geven die bij jou het beste past. Bijvoorbeeld door het nieuwe werken, wat plaats- en tijdonafhankelijk is.

Concreet bieden we het volgende:

  • Een salaris van minimaal € 2.255 (aanloopschaal 7) en maximaal € 3.732 (schaal 8).
  • Een Individueel Keuze Budget van 17,05%.
  • Bij goed functioneren, krijg je na een jaar een vast contract.
  • Een iPhone, laptop, een thuiswerkvergoeding en een vergoeding voor de inrichting van je thuiswerkplek.
  • De keuzemogelijkheid om te werken zonder verlofregistratie en te werken op de locatie die het beste bij jou en de situatie past. Kortom, alle ruimte voor een goede balans tussen werk en privé.
  • De mogelijkheid om gebruik te maken van onze Groene Hart Academie, interne opleidingen enm trainingen te volgen, deel te nemen aan projectgroepen of gebruik te maken van onze interne coachpool.
  • Ook hebben wij een erg leuke personeelsvereniging!

Sollicitatieprocedure

  • Met vragen kun je contact opnemen met onze recruiter, Melissa Baas (06 5008 1816).
  • Reageren kan tot en met 4 december 2022 door jouw cv mét motivatie te sturen naar sollicitaties@woerden.nl.
  • Binnen 2 weken na sluiting van de vacature laten wij jou weten of we met je verder gaan in deze procedure.
  • Als we met jou in gesprek gaan vinden de eerste gesprekken plaats op 8 december en de tweede gesprekken op 15 december 2022 op het gemeentehuis in Woerden.
  • Als jij de kandidaat bent die bij ons in dienst gaat treden bespreken we digitaal het arbeidsvoorwaardelijke aanbod.
  • Wanneer je bij ons start volg je een introductieprogramma om je wegwijs te maken binnen onze gemeente.