Altijd meesturen:
Tekening van de situatie (plattegrond) waar het evenement gehouden wordt. Hierop moet duidelijk zijn waar u wat plaatst. Zoals tafels en stoelen, bar, toiletunits, ingang en (nood)uitgang en een tent.
Bij een A-evenement ook meesturen:
Een verkeersplan. Het kan zijn dat naar aanleiding van de situatietekening u een verkeersplan moet maken. U vermeldt daarin:
- vervoer van en naar de locatie
- verkeersmaatregelen zoals wegafsluitingen, inzet verkeersregelaars en taken die zij uitvoeren
Bij een B- en C- evenement ook meesturen:
- een tentboek van de leverancier is verplicht als u een tent plaatst
veiligheidsplan- verkeersplan waarin u vermeldt: vervoer van en naar de locatie, verkeersmaatregelen zoals wegafsluitingen, inzet verkeersregelaars en de taken die zij uitvoeren
- als het evenement op particulier terrein plaatsvindt moet de eigenaar een akkoord naar de gemeente sturen
