Privacyverklaring Regeling opvang ontheemden Oekraïne

De gemeente verwerkt persoonsgegevens van Oekraïense ontheemden. In deze privacyverklaring leest u wat dit voor u en uw gegevens betekent.

Voor de algemene privacyverklaring van de gemeente, zie: Privacyverklaring.

Waarom verzamelt de gemeente deze gegevens?

De gemeente heeft uw persoonsgegevens nodig voor de opvang van Oekraïense ontheemden. De gemeente heeft uw gegevens nodig om deze taak uit te kunnen voeren. Zie ook: Regeling opvang ontheemden Oekraïne

Om deze dienst mogelijk te maken en u opvang te kunnen bieden, verwerkt de gemeente uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het bieden van (maatschappelijke) ondersteuning aan Oekraïense ontheemden (Dit heeft niet alleen betrekking op ontheemden die instromen naar gemeentelijke opvang, maar ook op Oekraïners in particuliere opvang of Oekraïners zonder opvang met een eigen baan en huis).
• Ontheemden laten instromen naar de gemeentelijke opvang voor Oekraïense ontheemden.
• Een zo goed mogelijke kamer kunnen aanbieden in de opvanglocatie.
• Bijhouden van het aantal ontheemden dat gebruik maakt van de gemeentelijke opvang.

Welke persoonsgegevens verwerkt de gemeente?

• voor- en achternaam
• gender en geslacht
• adres
• telefoonnummer
• e-mailadres
• nationaliteit en gesproken taal
• het bewijs dat u in Nederland mag verblijven
• inschrijving bij een gemeente
• of u baby’s heeft
• Burgerservicenummer (BSN)
• gegevens over gezondheid

Hoelang bewaart de gemeente uw persoonsgegevens?

Bij algemene verzoeken tot ondersteuning, die geen betrekking hebben op gemeentelijke opvang worden uw persoonsgegevens bewaard zolang als de ondersteuningsvraag in behandeling is.

Bij verzoeken, die betrekking hebben op gemeentelijke opvang worden uw persoonsgegevens maximaal 10 jaar bewaard. Bij weigering van plaatsing of het afbreken van de plaatsingsprocedure worden uw persoonsgegevens minder lang bewaard. Hieronder staan alle situaties beschreven:

Plaatsing

Na plaatsing op een opvanglocatie binnen de gemeente Oudewater worden uw persoonsgegevens gedurende 10 jaar bewaard. De bewaartermijn gaat in na afloop van uw verblijf. In geval van plaatsing op een opvanglocatie in een andere gemeente binnen de regio Het Groene Hart gaat de bewaartermijn in vanaf de plaatsing in de andere gemeente.

Weigering

Bij weigering tot plaatsing op een opvanglocatie worden uw persoonsgegevens gedurende 5 jaar bewaard. De bewaartermijn gaat in vanaf het moment van weigering.

Beëindiging

Bij beëindiging van de plaatsingsprocedure, bijvoorbeeld wegens gebrek aan medewerking of vrijwillig stopzetten van de procedure, worden uw persoonsgegevens gedurende 10 jaar bewaard. De bewaartermijn gaat in vanaf het moment van beëindiging van de procedure.

Afgebroken

Wanneer de intake voor de plaatsingsprocedure niet kan worden afgerond kan de plaatsingsprocedure niet van start gaan. In deze gevallen wordt de plaatsingsprocedure afgebroken en worden uw persoonsgegevens gedurende 6 weken bewaard. De bewaartermijn gaat in vanaf het moment van afbreking.

Met wie deelt de gemeente uw gegevens?

Het is soms nodig dat uw gegevens worden gedeeld met andere partijen. Voor het delen van gegevens met andere partijen, zoals de Wmo-consulent, de Jeugdconsulent, uw huisarts of school (van uw kind) en iedere andere partij die u opgeeft, vragen wij toestemming met een toestemmingsformulier.

Wanneer u geen toestemming geeft wordt de informatie niet gedeeld. Dit kan gevolgen hebben voor de gewenste ondersteuning. 

Wat zijn uw rechten?

Als uw gegevens worden verwerkt heeft u volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) een aantal rechten. Als u aangeeft hier gebruik van te willen maken, moet de gemeente dat toestaan, of aangeven waarom dit niet kan. Denk bijvoorbeeld aan het recht om te bekijken welke gegevens van u worden verwerkt. Op de algemene pagina Privacyverklaring staat welke rechten u precies heeft en hoe u hier gebruik van kunt maken.

Welke maatregelen neemt de gemeente om uw gegevens te beschermen?

De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht op heeft:

• toegang krijgt tot uw gegevens
• uw gegevens kan veranderen
• uw gegevens openbaar kan maken

Dit doet de gemeente bijvoorbeeld door:

• persoonsgegevens te versleutelen
• de toegang tot gegevens te controleren
• een dubbele verificatie toe te passen bij toegang tot gegevens
• de toegang tot gegevens alleen te geven aan personen die dit mogen en of een geheimhoudingsplicht hebben
• documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen

Deze maatregelen vallen onder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) waaraan de gemeente moet voldoen.